Tailormade Logistics x Qargo x Easi

“Er is al een standaardkoppeling tussen Qargo en Easi. Je wint dus veel tijd omdat je de integratie niet zelf hoeft te ontwikkelen, en die tijd kun je investeren in de echte implementatie van het systeem.” — Dylan Vanaudenaerde, Product Owner TMS/Business Analyst, Tailormade Logistics

Over Tailormade Logistics

Tailormade Logistics is een internationaal transport- en logistiekbedrijf in familiehanden, 30 jaar geleden opgericht in Gent. Vandaag rijden er zo’n 600 chauffeurs vanuit kantoren in België, Frankrijk en Nederland, met dagelijkse intermodale vertrekken naar Italië en Frankrijk.

Het bedrijf is snel gegroeid door overnames, en die geschiedenis bepaalt hoe het werkt. Tailormade bedient enkele van de meest gespecialiseerde niches in transport: dagelijkse leveringen aan modewinkels nog voor ze opengaan, distributie naar supermarkten, automotivetransport en een aparte vloerbekledingsdivisie met speciaal uitgeruste vrachtwagens voor de thuislevering van tapijt en tegels. Van auto’s en tapijten tot mode en voeding: Tailormade Logistics vervoert een breed gamma aan goederen, en had een TMS nodig dat die complexiteit aankon.

“We hebben zeer specifieke soorten activiteiten, en dat bepaalt welk type TMS je nodig hebt. Het moet heel flexibel zijn en je moet het zonder support kunnen aanpassen”, zegt Dylan Vanaudenaerde.

Over Easi en Adfinity

Easi is een bedrijf gespecialiseerd in IT-diensten en -oplossingen. Het onderscheidt zich vooral door eigen bedrijfssoftware te ontwikkelen voor de noden van middelgrote en grote organisaties. Easi levert niet alleen IT-oplossingen, maar profileert zich ook als strategische partner met hoge toegevoegde waarde die langetermijnrelaties met zijn klanten opbouwt. Die aanpak steunt op nabijheid, vertrouwen en operationele excellentie. Vandaag telt Easi zo’n 700 medewerkers. Het bedrijf hecht veel belang aan het welzijn van zijn medewerkers, in de overtuiging dat klanttevredenheid begint bij de voldoening en betrokkenheid van wie die klanten elke dag ondersteunt.

Adfinity is een ERP-oplossing van Easi, gespecialiseerd in boekhoudkundige en financiële bedrijfsprocessen. De software automatiseert processen zoals factuurverwerking, algemene boekhouding, cashflowbeheer, multi-company-activiteiten en goedkeuringsworkflows. Dankzij realtime rapportage kunnen bedrijven met Adfinity strategische beslissingen nemen op basis van betrouwbare gegevens, met minder menselijke fouten en een hogere productiviteit.

Hoe ze Qargo vonden

De zoektocht van Tailormade naar een nieuw TMS begon drie jaar geleden met een evaluatie onder leiding van de CEO: e-mails naar een brede groep leveranciers, gevolgd door presentaties op het hoofdkantoor voor planners, finance en management. Qargo haalde in de eerste ronde de shortlist, maar Tailormade koos voor een andere leverancier.

Na bijna een jaar met een pilotproject bij die andere leverancier werd duidelijk dat het systeem een aantal hiaten had. Gelukkig hoefde Tailormade de zoektocht niet van nul te herbeginnen, maar nam het opnieuw contact op met de koplopers uit de vorige evaluatie.

Het team zag meteen hoeveel Qargo gegroeid was en hoeveel het systeem verbeterd was in het jaar sinds hun laatste gesprek.

“Dat was een heel goede aanwijzing dat dit bedrijf binnen de vijf jaar aan de top van de TMS-markt zou staan.” – Dylan

Beide bedrijven deelden ook de visie om processen te moderniseren en te automatiseren. Samen met het feit dat Qargo een native integratie met Adfinity had, maakte dat de keuze voor Qargo de tweede keer eenvoudig.

De uitdaging

De organisatie van Tailormade is uitzonderlijk complex, met nichewerkstromen waar de meeste TMS’en niet mee overweg konden. Het grootste gemis in het vorige systeem was zichtbaarheid en traceerbaarheid: een zending van begin tot eind volgen vroeg meerdere schermen, telefoontjes en e-mails, voor het team van Tailormade en voor hun klanten.

“Dat misten we: op één plek kunnen zien dat je goederen het hele netwerk doorlopen hebben en waar ze zullen zijn. Foto’s, documenten, facturen, beantwoorde vragen, allemaal op één centrale plek.” – Dylan

Het andere gemis was inzicht in kosten: de rendabiliteit volgen van klant naar order naar trip naar chauffeur, om te zien waar het bedrijf geld verdiende of verloor.

De integratie tussen Qargo en Adfinity

Tailormade gebruikte Adfinity (Easi) al vier jaar voor de boekhouding en was blij te horen dat er een native integratie met Qargo bestond. Bij Tailormade is Adfinity met Qargo gekoppeld voor uitgaande verkoopfacturen: alle factuurgegevens worden in Qargo aangemaakt en daarna naar Adfinity gestuurd. Omdat Qargo een standaardintegratie met Adfinity heeft, hoefden de eigen ontwikkelaars van Tailormade er helemaal niet aan te pas te komen. Dat bespaarde dure interne ontwikkeltijd.

“Die standaardintegratie was een van de factoren die ons voor Qargo deden kiezen. De eerste opbouw duurde niet langer dan een dag of twee, testen inbegrepen, met heel snelle antwoorden van jullie team.” – Dylan

Na een herstructurering van de groep heeft Tailormade onlangs zijn btw-nummers samengevoegd en twee van zijn grootste entiteiten gefuseerd. Daarvoor moest de mapping in Adfinity opnieuw gebeuren, moesten er velden bijkomen en moesten kostenplaatsen veranderen in twee live tenants. Een echte test voor de integratie. Toch verliep het hele proces bijzonder vlot. Qargo deed het meeste werk tijdens het weekend, volgens een gedetailleerd plan met “happy flow, unhappy flow en wat we moeten testen”. De tests waren de maandagochtend daarop zonder problemen afgerond.

Onboarding

Door de omvang en complexiteit van de bedrijfsstructuur van Tailormade verloopt de livegang gefaseerd, kantoor per kantoor, over ongeveer een jaar. Het automotiveteam in Westerlo trapte af. Na de zomerluwte volgde in oktober een intermodale vestiging die Italië bedient.

De gefaseerde uitrol loopt nog: een planningsteam met 40 vrachtwagens in Wallonië gaat naar verwachting binnen enkele weken live, gevolgd door de kantoren in Bulgarije en Lyon tegen oktober. Het grootste resterende onderdeel is de vloerbekledingsdivisie, die nog op een zelfgebouwd legacysysteem draait. Dat project moet tegen midden 2027 afgerond zijn.

Tailormade vroeg Qargo ook om tijdens die eerste livegang een integratie met Transporeon te bouwen voor het aanmaken en volgen van orders, binnen een krappe timing. Dat lukte, met ondersteuning van een onboardingmanager aan de kant van Qargo.

De oplossing

Orderinvoer. De AI van Qargo leest binnenkomende e-mails en pdf’s en herkent na vijf of zes orders van een klant het patroon goed genoeg om 70–90% van de order vooraf in te vullen. Handmatige orderinvoer is nog altijd de norm in de sector: Dylan schat dat meer dan 70% van de orders nog met de hand wordt aangemaakt, zelfs bij grote verzenders. De tijdwinst loopt dus snel op.

“Orderinvoer is een van de meest tijdrovende onderdelen van klantenservice. Hiermee krijgen mensen meer tijd om klanten op de hoogte te houden, te controleren of orders kloppen en echt te begrijpen waarom het ordervolume van een klant daalt.”

Zichtbaarheid voor klanten. Tailormade heeft eind juni klantenportalen uitgerold, en 60 à 70 klanten gebruiken ze al. Het vorige portaal werkte met betaalde abonnementen met een beperkt aantal gebruikers, wat moeilijk te beheren was als klantrelaties veranderden. “Zoals Qargo werkt, wordt elke order die je in het portaal ziet aan het einde van zijn cyclus afgesloten. Je kunt hem veel beter volgen.” Dat alleen al heeft het aantal e-mails met statusvragen bij de klantenservice doen dalen.

Documenten. Foto’s en leveringsdocumenten die in de chauffeur-app en het onderaannemersportaal worden vastgelegd, komen nu automatisch in het klantenportaal terecht. Bij modeleveringen vóór de winkels opengaan, waar niemand aanwezig is om voor ontvangst te tekenen, is dat bewijs belangrijk.

Facturatie. In het oude systeem liep de facturatie in een wekelijkse cyclus, verdeeld over een apart facturatieteam en een apart boekhoudteam, voordat er iets in Adfinity terechtkwam. In Qargo maakt en verstuurt hetzelfde team de facturen nu dagelijks: orders die vandaag geleverd zijn, zijn morgen klaar voor facturatie. Ze worden aangemaakt, naar Adfinity gestuurd en bevestigd voordat ze naar de klant gaan. Bij een van hun grootste klanten, met vrachtwagens die dag en nacht rijden, daalde de factuurverwerking van ongeveer een uur naar zo’n 15 minuten. De AI van Qargo helpt daarbij door de prefacturatiebestanden van de klant regel per regel met de orders te vergelijken.

De resultaten

✅ Dagelijkse in plaats van wekelijkse facturatie: geen vertraging meer bij de overdracht tussen facturatie- en boekhoudteam
✅ Realtime zicht op chauffeurs via een standaardintegratie met Transics, iets wat het vorige TMS helemaal niet kon bieden
✅ Minder e-mails met statusvragen bij de klantenservice, dankzij een portaal waarin elke order correct wordt afgesloten
✅ Geen eigen ontwikkelwerk nodig voor de standaardintegratie tussen Qargo en Easi (Adfinity), live binnen 1–2 dagen
✅ Een fusie van btw-nummers over twee live tenants, vlot opnieuw gemapt via Qargo en Adfinity in één weekend

Wat volgt er?

Aan de kant van Easi is het plan om Adfinity uit te breiden naar de Franse entiteiten van Tailormade, die nu een ander boekhoudsysteem gebruiken. Daarnaast wil Tailormade de aankoopkant van de facturatie, die nu handmatig wordt gecontroleerd tegen de facturen van onderaannemers, in dezelfde geautomatiseerde flow brengen die het al voor verkoop heeft.

“We willen dat transportgerelateerde facturen rechtstreeks in Qargo binnenkomen, aan de order worden gekoppeld en worden bevestigd, waarna er automatisch een bericht naar Adfinity gaat.” – Dylan

Tot slot

Op de vraag hoe hij het partnerschap tussen Qargo en Easi aan een andere vervoerder zou omschrijven, zei Dylan:

Gebruik je al Easi en Adfinity, dan biedt de standaardintegratie van Qargo echte meerwaarde. En die meerwaarde blijft groeien, want als een van beide systemen verandert, hebben ze al opgelost hoe de koppeling blijft werken nog voor je het moet vragen. Dat is belangrijk, zeker als je bedenkt hoeveel tijd en geld het kost wanneer een klant van ERP verandert en je de integratie van nul opnieuw moet ontwerpen.”