Meebewegen met de vrachtcyclus: waarom je prijslijsten moeten bijblijven

Zijn je prijslijsten zo opgebouwd dat ze de schommelingen van de vrachtmarkt kunnen volgen? Iedereen weet dat die cycli tarieven voortdurend doen verschuiven, en toch is het meeste tariefbeheer gebouwd voor een statische markt.

In deze blog lees je hoe je een evenwichtige strategie voor je prijslijsten aanhoudt en hoe Qargo je helpt om je prijsberekening te automatiseren.

Wat is de vrachtmarktcyclus?

De vrachtmarkt, en de vraag binnen je eigen bedrijf, beweegt in cycli. Die cycli bestaan uit vier fasen.

• Dal: er is te weinig vracht voor het aantal vervoerders dat ze wil vervoeren. Door dat overaanbod kunnen tarieven dalen, waarbij spottarieven onder de contracttarieven zakken. De felle concurrentie om vracht kan ervoor zorgen dat vervoerders moeite hebben om hun kosten te dekken.
• Herstel: zodra de vraag weer aantrekt, wordt de overcapaciteit opgevangen. Tarieven stabiliseren en kunnen zelfs stijgen.
• Piek: de vraag of het vrachtvolume overstijgt nu de capaciteit. Verzenders vinden moeilijk vervoerders met ruimte in hun vrachtwagens, en vervoerders kunnen kiezen welke vracht ze vervoeren.
• Correctie: vervoerders komen in de verleiding om vrachtwagens bij te kopen, en de levering daarvan kan maanden duren. Tegen de tijd dat ze er zijn, is de vraag misschien al afgenomen. Het aanbod schiet door, tarieven worden zwakker en de cyclus begint opnieuw.

Spottarieven en contracttarieven

Een spottarief is een momentprijs voor één lading en volgt de verschuivingen in vraag en aanbod.

Contracttarieven worden daarentegen onderhandeld en voor een vaste periode vastgelegd (meestal een jaar). Verzenders leggen tarieven vast voor stabiliteit, en vervoerders nemen genoegen met minder extra opbrengst in de piek in ruil voor gegarandeerd volume in de dalen.

Het prijsverschil tussen je spot- en contracttarieven is een sterke indicator van waar je je in de vrachtmarktcyclus bevindt. Is het verschil groot, dan zit je waarschijnlijk in het dal of de piek. Liggen ze dichter bij elkaar, dan zit je in de herstel- of correctiefase.

Waar prijslijsten tekortschieten

Prijslijsten op basis van contracten lijken vaak een slimme zet en een eerlijke deal voor jou en de verzender. Maar met statische prijslijsten kun je ook vast komen te zitten in een markt die binnen enkele weken volledig kan omslaan. In een zwakke markt verlies je mogelijk marge, in een krappe markt mis je capaciteit.

Je balanceert voortdurend op het slappe koord van handmatige heronderhandelingen.

In die situatie zien we vaak dat vervoerders royaal worden met toeslagen: extra kosten voor brandstof, piekseizoen en bijkomende diensten, gewoon om wat marge terug te winnen. Al die extra kosten bijhouden en ze niet vergeten te factureren wordt al snel onoverzichtelijk zonder een systeem dat dit proces helpt automatiseren.

Hoe tariefbeheer eruitziet dat rekening houdt met de cyclus

Tarieven bepalen met oog voor de marktcycli lijkt een voor de hand liggende oplossing, maar in de praktijk is dat makkelijker gezegd dan gedaan.

In plaats van iedereen in dezelfde vaste prijslijst te dwingen en daarna een wirwar aan toeslagen toe te voegen om schommelende kosten te dekken, kun je beter meerdere tariefstructuren naast elkaar opzetten (contract, spot, gekoppeld aan een index). Zo heb je de flexibiliteit om per klant de meest geschikte optie aan te bieden.

Dat gezegd zijnde, brandstoftoeslagen blijven een belangrijke hefboom om je marge te beschermen en kosten terug te verdienen. De sleutel is om de indexering te automatiseren, zodat je basistarieven zuiver blijven. Zorg daarnaast voor realtime inzicht in je prestaties. Dan kun je tarieven snel bijsturen en toeslagen toepassen zodra dat nodig is, in plaats van te wachten op kwartaalrapporten die te laat op je bureau landen om nog actie te ondernemen.

De rol van Qargo

Het TMS van Qargo werkt op het detailniveau dat tariefbeheer met oog voor de cyclus echt vraagt: prijslijsten en kostenregels die je opsplitst per traject, klant en type kost, in plaats van één vast bedrag. Tools zoals het Fuel Surcharge Dashboard geven realtime inzicht in precies die gegevens, zodat je voor het terugverdienen van toeslagen niet op een kwartaalrapport hoeft te wachten.

Klaar om je prijslijsten even flexibel te maken als de markt? Praat met Qargo en zie ons platform in actie.